8 tips voor email afhandeling
De meeste mensen krijgen zakelijk en prive dagelijk stapels emails.
Dat kost veel tijd. Vaak veel meer tijd dan je lief is.
Hoe ga je goed met email om zodat het je niet teveel tijd kost.
1.
Start je dag niet met email
Het probleem van email is dat zodra je eraan begint, het veel tijd vraagt.
Begin je werkdag met een (niet te grote) activiteit die je die dag per
sé
gedaan wilt hebben. Open daarna pas je email.
2.
Inplannen
Bepaal vooraf hoeveel tijd je kwijt wilt zijn aan email afhandeling.
Plan dit in je agenda in. Bijvoorbeeld 2x per dag 45 minuten.
Als je dit inplant kun je hier bij je andere afspraken rekening mee houden.
Behandel email op vaste tijden. Bijvoorbeeld om 10:00 en om 16:00.
3.
Spam filter
Installeer een spam filter (indien je zelf het beheer doet) en maak je
eigen
rules in je emailprogramma waarmee ongevraagde mail direct verwijderd
wordt. Verwijder ook direct alle mail (en bijlagen) die je niet vertrouwt.
4.
Afhandeling naar prioriteit
Niet alles in je inbox vraagt direct om antwoord. Behandel hoge prioriteit
onderwerpen (crises) eerst. Je kunt ook een aparte map maken voor onderwerpen
die je later wilt afhandelen.
5.
Gebruik folders
Vaak wil je email nog wat langer bewaren. Maar je inbox slipt dicht!
Bewaar email dus in aparte folders. Je kunt deze aanmaken op onderwerp,
persoon, periode, ... wat voor jou maar handig is.
6.
Stel een CC-rule in
Vaak ontvang je mailtjes die niet direct aan jou geadresseerd zijn (CC).
Deze zijn meestal alleen bedoeld ter info. Deze lees je dus pas als je
echt
tijd over hebt. Maak een CC-folder in je email-programma aan, wat
je zelfs ook 'CC' kunt noemen en maak een rule waarmee inkomende
email, met jou op de CC-lijst, automatisch in deze folder terecht komt.
7.
Onderhoud
Het idee van bovenstaande regels is dat je inbox per dag onderhouden blijft.
Dan nog is het erg nuttig om wekelijks een kwartiertje te besteden aan
het
opruimen ven je mailboxen. Ook je outbox opruimen is geregeld nodig om
niet uit je maximum schrijfruimte te groeien.
8.
Evalueer
Als het bovenstaande niet (genoeg) helpt bij het reduceren van email,
stel jezelf dan eens de vraag: "Wat doe ik niet goed, waardoor
ik zoveel
mail krijg?" of "Wat mankeert er aan onze dienstverlening
waardoor wij
zoveel mail krijgen?"
8
tips voor het versturen van email:
1. Geef in de titel een goede omschrijving van je email.
2. Zet in je mail wat je concreet voor actie van de ander verwacht.
3. Stuur email alleen naar wie het moet. Kopieer niet iedereen in.
4. Geen
emotie-mailtjes! Als iets je raakt, regel het dan persoonlijk.
5. Verstuur geen grote bestanden (ongevraagd).
6. Stuur geen kettingbrieven of ander junk door.
7. Kopieer het originele bericht in.
8. Als je aan groepen mailt, zet deze dan op de BCC-lijst,
__zodat je de privacy van iedereen waarborgt.
"Time management is
een onzinnige term.
Er is alleen maar zelfmanagement.
Iedereen heeft 24/7 te
besteden, de vraag is:
waar besteed je het aan"
